Tájékoztatás a személyes adatok kezeléséről - üzleti partnerek/beszállítók

Ez a dokumentum tájékoztatást nyújt az Ön személyes adatainak a Smart Energy Holding a.s., cégazonosító: 10676406, székhelye: U Trezorky 921/2, Jinonice, 158 00 Prága 5, által történő feldolgozásával kapcsolatos jogairól, vagy olyan ellenőrzött vagy ellenőrző szervezetek által, amelyek a Smart Energy Holding a.s. társasággal együtt a kereskedelmi társaságokról szóló 90/2012. sz. törvény 71-91. szakasza értelmében csoportot alkotnak.

Javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa el az információkat. Mindent megtettünk annak érdekében, hogy a lehető legérthetőbbek legyenek. Ha valami még mindig nem világos az Ön számára, örömmel elmagyarázunk Önnek bármilyen feltételt vagy rendelkezést.

1. Ki kezeli az Ön személyes adatait?

A személyes adatok kezelője, azaz az a szervezet, amely meghatározza az Ön személyes adatainak, különösen az üzleti partnerek/beszállítók személyes adatainak feldolgozásának céljait és eszközeit, a Smart Energy Holding a.s. (a továbbiakban „SEH”). A SEH nem nevezett ki adatvédelmi tisztviselőt.

2. Hogyan dolgozzuk fel személyes adatait?

A személyes adatok feldolgozása során betartjuk az alkalmazandó jogszabályokat, különösen a 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendeletet, az általános adatvédelmi rendeletet („GDPR”) és a kapcsolódó jogszabályi rendelkezéseket.

3. Mi a személyes adatok kezelésének célja és jogalapja?

Személyes adatait a következő célokból kezeljük és tároljuk:

• üzleti tevékenység;
• a szerződés megkötésének megtárgyalása, a szerződéses kötelezettségek teljesítése;
• kapcsolódó szolgáltatások nyújtása;
• a vállalkozó állami és helyi önkormányzati hatóságokkal szembeni kötelezettségeinek teljesítése;
• nyilvántartási és statisztikai célokra;
• marketing- és reklámcélok;
• a SEH jogos érdekeinek védelme.

A személyes adatok feldolgozásának jogalapja:

• a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja szerinti szerződéses kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatkezelés;
• a feldolgozás szükségessége a SEH jogi kötelezettségeinek teljesítéséhez a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének c) pontja szerint;
• állami és önkormányzati hatóságok által végzett ellenőrzések céljából;
• a SEH jogos érdeke a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja szerint - az üzleti partnerekkel való kapcsolatok biztosítása, ügyfélszolgálat biztosítása, valamint a szerződés tárgyát képező szolgáltatással vagy áruval kapcsolatos kereskedelmi kommunikáció küldése a SEH részére.

4. Mely személyes adatait kezeljük?

Különösen a következő személyes adatokat kezeljük: keresztnév(ek), vezetéknév, adott esetben tudományos címek, születési dátum, vállalkozói azonosító szám, adóazonosító szám, állandó vagy ideiglenes lakcím, üzleti cím, szállítási vagy egyéb kapcsolattartási cím, e-mail cím, telefonszám, bankszámlaszám, aláírás (papír és digitális formában, beleértve az aláírás metaadatait is), jogi személy alapszabály szerinti szervezeti tagságára vonatkozó információk, valamint minden egyéb személyes adat, amely a szerződés megkötésével és teljesítésével vagy a szolgáltatásnyújtással kapcsolatos vagy azzal összefüggésben keletkezhet.

Ezenkívül a SEH-val folytatott írásbeli és elektronikus kommunikációjával kapcsolatos adatokat is feldolgozzuk, beleértve az olyan azonosítókat, mint az IP-címek, a böngésző adatai és az elektronikus eszköz típusa.

Az Ön személyes adatai nem képezik automatizált döntéshozatal vagy profilalkotás tárgyát.

A SEH a személyes adatokat manuálisan és automatikusan, közvetlenül az alkalmazottai, illetve adott esetben adatfeldolgozók révén dolgozza fel (lásd a 8. pontot). A SEH a személyes adatok védelmét technikailag és szervezetileg a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően biztosítja. Az adatok gyűjtése és feldolgozása meghatározott, egyértelmű és jogszerű célokból történik. Az adatfeldolgozás nem történik e célokkal összeegyeztethetetlen módon. Csak a megadott célhoz feltétlenül szükséges adatokat gyűjtik és dolgozzák fel.

5. Az Ön személyes adatai feldolgozásának időtartama:

Az Ön személyes adatait a kölcsönös üzleti együttműködésünk időtartamára, valamint a szerződésből eredő jogok és kötelezettségek érvényesítésének időtartamára, illetve a szolgáltatásnyújtás időtartamára, továbbá a vonatkozó, általánosan kötelező erejű jogi előírások szerinti archiváláshoz szükséges időtartamig, de legfeljebb az ezen előírásokban meghatározott időtartamig kezeljük. Szerződéskötést nem eredményező szerződéses tárgyalások esetén a megadott személyes adatokat az adott tárgyalástól számított 6 hónapig kezeljük.

6. Communication with the SEH customer service line – recording of telephone calls.

Ha telefonon keresztül kommunikál velünk a műszaki támogatási vonalon keresztül, hívásainkat rögzíthetjük. A hívás rögzítéséről a hívás elején mindig tájékoztatjuk Önt. A hívásfelvételeket belső információs rendszerünkben tároljuk. A hívásokat a SEH jogos érdekei miatt rögzítjük, amelyek közé tartozik az Ön kéréseinek, javaslatainak vagy igényeinek dokumentálása, hogy rögzíteni, értékelni és megfelelően kezelni tudjuk azokat, valamint biztosítani tudjuk, hogy szerződéses kötelezettségeinket megfelelően és időben teljesítsük. Emellett azért is rögzítjük a hívásokat, hogy bizonyítsuk, hogy betartjuk a kommunikációra és a nyújtott szolgáltatásokra vonatkozó minőségi szabványainkat. Felhívjuk figyelmét, hogy a technológiai megoldás nem teszi lehetővé számunkra, hogy azonnal leállítsuk a hívás rögzítését, ha a hívás során nyilvánvalóvá válik, hogy a rögzítésnek nincs jogi oka, vagy ha a hozzájárulást visszavonják. Ilyen esetekben feljegyezzük a kérését, és feldolgozásra benyújtjuk. Ha a kérése indokolt, és nincs további ok a felvétel feldolgozására, a hívásfelvételt a hívás dátumától számított egy hónapon belül véglegesen töröljük minden tárolóhelyről.

7. Hogyan védjük személyes adatait?

Biztos lehet benne, hogy személyes adatait kellő gondossággal és a vonatkozó jogi előírásoknak megfelelően kezeljük. Személyes adatait a lehető legnagyobb mértékben, a rendelkezésre álló erőforrások technikai szintjének megfelelően biztosítjuk. A SEH a következő technikai és szervezeti intézkedéseket hajtja végre:

• A SEH helyiségeibe való fizikai bejutást zárható bejárati ajtókkal korlátozzák.
• A papíralapú dokumentumok jogosulatlan másolás és használat elleni védelmét úgy biztosítják, hogy azokat zárt szekrényekben és irodákban tárolják, amelyek csak a kiválasztott SEH alkalmazottak számára érhetők el.
• Az elektronikus dokumentumokat jelszóval védett hozzáférés és adattitkosítás védi, a SEH hálózathoz való hozzáférést pedig tűzfal biztosítja.

Amikor az Ön személyes adatait a SEH-n kívülre továbbítjuk, szerződésben biztosítjuk a megfelelő szintű adatvédelmet és biztonságot a vonatkozó jogi követelményeknek megfelelően.

8. Kinek továbbítjuk az Ön személyes adatait és miért?

Általában nem továbbítjuk az Ön személyes adatait a SEH-n kívülre, kivéve, ha:

• Megkaptuk az Ön hozzájárulását;
• A SEH csoport egyik tagjának (különösen a PHOTOMATE s.r.o., Photomate Logistic s.r.o., Photomate Energy s.r.o., Prokišova s.r.o., PHOTOMATE Polska Sp. z o.o., Lengyelország, PHOTOMATE Hungary Kft., Hungary, LLC PHOTOMATE, Ukrajna, PHOTOMATE BULGARIA EOOD, Bulgária, PHOTOMATE Scandinavia ApS, Dánia, PHOTOMATE Green Energy Romania SRL., Románia, PHOTOMATE Eurasia LLC, Grúzia, Photomate Scandinavia AB, Svédország, a PHOTOMATE s.r.o. szervezeti egységei Észtországban és Litvániában, Photomate Kazahsztán, PHOTOMATE CA LLC, Üzbegisztán);
• A nevünkben adatfeldolgozóként eljáró harmadik feleknek, kik technikai és szervezési szolgáltatásokat nyújtanak, beleértve a szoftver-üzemeltetést és az adattárolást, valamint az utasításaink szerint az adatkezelőnek számviteli, adózási szolgáltatásokat vagy jogi tanácsadást nyújtó magánszemélyeknek;
• A jogszabályok által előírt kötelezettségek teljesítése során, amelyek pénzügyi hatóságokat vagy más illetékes hatóságokat is bevonhatnak, ha a kötelező jogi rendelkezések ezt megkövetelik.

A fentiek kivételével nem áll szándékunkban az Ön személyes adatait az EU-n kívüli országokba vagy nemzetközi szervezeteknek továbbítani.

9. Milyen jogokat gyakorolhat a személyes adatok védelmével kapcsolatban?

Az általunk kezelt személyes adatai tekintetében Ön a következő jogokkal rendelkezik, amelyeket Adatkezelőként velünk szemben gyakorolhat:

• joga van a személyes adatai feldolgozásának mértékére vonatkozó megerősítéshez és az adatokhoz való hozzáféréshez;
• joga van a személyes adatok helyesbítéséhez vagy kiegészítéséhez, ha a személyes adatok pontatlanok vagy hiányosak;
• joga van a személyes adatai törléséhez vagy kezelésének korlátozásához, ha a jogszabályokban meghatározott feltételek teljesülnek;
• joga van kifogásolni a személyes adatainak kezelését;
• joga van személyes adatait más adatkezelőnek továbbítani.

Abban az esetben, ha az Ön személyes adatainak egy részét az Ön hozzájárulása alapján dolgozzuk fel, Önnek jogában áll bármikor visszavonni az ilyen személyes adatok feldolgozásához adott hozzájárulását.

Jogait úgy gyakorolhatja, hogy írásbeli kérelmet nyújt be az Adatkezelőnek a SEH székhelyére, vagy e-mailt küld az info@photomate.eu e-mail címre.

Ha úgy gondolja, hogy személyes adatainak kezelése sérti a törvényi előírásokat, joga van panaszt tenni az alább meghatározott felügyeleti hatóságnál EU national data protection authority.